Ratgeber für Unternehmen in Japan · Buchhaltung Japan ↔ Zentrale
Japan bucht in freee, die Zentrale will Zahlen im Konzernformat — und jeden Monat baut jemand eine Excel-Datei
In Japan führt meist ein Steuerberater die Bücher der jungen Gesellschaft in einem japanischen Programm wie freee, Money Forward oder Yayoi — mit japanischen Konten, Steuerkennzeichen und Bezeichnungen. Die Zentrale braucht die Zahlen jeden Monat in ihrem eigenen Kontenrahmen und Format. Dazwischen sitzt oft eine Person in der Japan-Gesellschaft, die Exporte übersetzt, Konten zuordnet und eine Excel-Datei baut. Das kostet Tage und ist fehleranfällig.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Jemand in Japan baut jeden Monat von Hand den Bericht für die Zentrale.
- Konten und Kostenstellen aus Japan passen nicht zum Kontenrahmen der Zentrale.
- Die Zentrale versteht die japanischen Bezeichnungen im Export nicht.
- Fragen der Zentrale zu einzelnen Buchungen dauern Tage.
- Ein Konzern-ERP für die kleine Tochter wäre zu teuer.
Warum das passiert
Zwei Welten der Buchführung
Die japanische Buchhaltung folgt japanischem Steuer- und Gesellschaftsrecht, der Konzernbericht dem Rahmen der Zentrale. Konten und Steuerkennzeichen entsprechen sich nicht eins zu eins.
Japanische Programme sprechen Japanisch
Exporte, Kontenbezeichnungen und Belege sind auf Japanisch. Wer in der Zentrale prüft, braucht eine Übersetzung oder eine feste Zuordnung.
Ein Konzern-ERP ist für eine kleine Tochter zu groß
SAP oder Oracle in Japan einzuführen lohnt sich für wenige Mitarbeitende selten, und japanische Verbrauchsteuer-Regeln müssten dort zusätzlich abgebildet werden.
Niemand ist für die Brücke zuständig
Der Steuerberater bucht, die Zentrale konsolidiert. Die Verbindung dazwischen baut keiner von beiden.
So gehen Sie jetzt vor
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1
Format der Zentrale festhalten
Welcher Kontenrahmen, welche Kostenstellen, welches Dateiformat und bis wann im Monat?
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2
Exporte in Japan klären
Was das Programm Ihres Steuerberaters ausgibt: CSV-Exporte, Berichte, bei freee auch eine öffentliche Schnittstelle (API).
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3
Eine feste Zuordnung bauen
Japanische Konten und Steuerkennzeichen einmal sauber auf den Kontenrahmen der Zentrale abbilden, mit englischen oder deutschen Bezeichnungen.
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4
Den Monatsablauf automatisieren
Export holen, zuordnen, prüfen, im Format der Zentrale bereitstellen — mit einer Liste der Abweichungen statt einer Excel-Bastelei.
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5
Zuständigkeiten aufschreiben
Der Steuerberater verantwortet die Buchungen, die Zentrale die Konsolidierung, wir die Brücke dazwischen.
Checkliste: Was die Brücke braucht
- Kontenrahmen und Berichtsformat der Zentrale
- Zugriff auf Exporte oder Schnittstelle des japanischen Programms
- Zuordnung japanischer Konten und Steuerkennzeichen
- Englische oder deutsche Bezeichnungen für alle Konten
- Termin im Monat, bis wann die Zahlen bei der Zentrale sein müssen
- Ansprechpartner beim Steuerberater in Japan
Wie wir Ihnen helfen
QkSkima K.K. sitzt in Japan und baut Schnittstellen zwischen Systemen, seit 2008. Wir sprechen mit der Zentrale auf Deutsch und mit Ihrem Steuerberater in Japan schriftlich auf Japanisch.
- Export oder Schnittstelle zum japanischen Programm einrichten (freee mit öffentlicher API; andere Programme prüfen wir im Einzelfall)
- Feste Zuordnung auf den Kontenrahmen der Zentrale, mit deutschen oder englischen Bezeichnungen
- Monatlicher Bericht im Format der Zentrale: DATEV, SAP-Import oder Excel-Paket
- Liste der Abweichungen und Rückfragen, statt Handarbeit
- Betrieb über einen Plan: Wenn sich Konten oder Formate ändern, passen wir die Brücke an
Häufige Fragen
Buchen Sie auch?
Nein. Die Buchführung, den Abschluss und die Steuererklärung macht Ihr Steuerberater in Japan. Wir bauen und betreiben die Verbindung zur Zentrale.
Welche Programme unterstützen Sie?
freee bietet eine öffentliche Schnittstelle. Für Money Forward, Yayoi und andere prüfen wir Exporte und Schnittstellen im Einzelfall.
Reicht nicht ein Excel-Export?
Für den Anfang oft ja. Teuer wird es, wenn jeden Monat jemand zuordnen und übersetzen muss — genau das automatisieren wir.
Brauchen wir dafür ein neues ERP?
Nein. Die Brücke verbindet, was Sie schon haben: das japanische Programm und das System der Zentrale.